Quy Trình Triển Khai ERP Từ A–Z

Timeline Tổng Quát

📋 Bước 1: Define Requirements (Tuần 1)

Mục tiêu: Xác định rõ bạn cần gì, đưa ra "yêu cầu chính thức" (requirements document).

Việc cần làm:

• Lập steering committee (GĐ + 3–5 người đại diện bộ phận)
• Vẽ quy trình hiện tại (bán hàng, mua, kho, kế toán)
• Liệt kê 20–30 yêu cầu chính (phải có, nên có, có thể có)
• Ước tính ngân sách + timeline mong muốn

🔍 Bước 2: Vendor Selection (Tuần 1–2)

Mục tiêu: Chọn 2–3 vendor, demo, chốt được vendor nào.

Việc cần làm:

• Shortlist 3 vendor (dựa trên keyword: "ERP + ngành của bạn")
• Gửi requirements document → vendor demo
• Demo 1–2 buổi, gặp reference customer
• Chốt hợp đồng + SLA (response time, support)

📝 Bước 3: Detailed Requirements (Tuần 2–3)

Mục tiêu: Từ requirements chung, chi tiết hóa từng module.

Việc cần làm:

• Mô tả chi tiết từng field/tính năng (user story format)
• Vẽ sơ đồ data flow (data từ nơi A tới nơi B)
• Định rõ "trong scope" vs "ngoài scope"
• Ước tính effort + resource cần thiết

🗄️ Bước 4: Data Cleansing (Tuần 3–6)

Mục tiêu: Chuẩn bị dữ liệu lịch sử để migrate vào ERP mới.

Việc cần làm:

• Export dữ liệu lịch sử từ hệ thống cũ (Excel, POS, ACC, etc.)
• Clean data: xóa duplicate, fix format, match rules
• Cập nhật tồn kho thực tế (physical count)
• Validate data trước khi import

⚙️ Bước 5: Configuration (Tuần 4–7)

Mục tiêu: Setup ERP theo requirements của bạn (không code).

Việc cần làm:

• Tạo chart of accounts (danh sách tài khoản kế toán)
• Cấu hình master data: khách hàng, NCC, sản phẩm, kho
• Cấu hình workflow: ai phê duyệt cái gì, ở đâu
• Cấu hình báo cáo + dashboard
• Tạo user account + phân quyền

🔗 Bước 6: Integration Testing (Tuần 5–8)

Mục tiêu: Test kỹ năng sử dụng trong tình huống thực tế.

Việc cần làm:

• Import data trial vào ERP
• Test từng scenario: "Tạo đơn hàng → lấy hàng → giao → tính tiền"
• Ghi chép bug / issue → fix
• Sign off khi đạt 95%+ hiệu suất

👨‍🏫 Bước 7: Training (Tuần 6–9)

Mục tiêu: Nhân viên biết dùng ERP trước go-live.

Việc cần làm:

• Training 5–10 buổi, mỗi buổi 2–3 giờ
• Chia thành 3 nhóm: Bán hàng, Kho, Kế toán
• Train trên dữ liệu thực của công ty
• Tạo super-user mỗi bộ phận (họ trở thành hỗ trợ 1st-line)

🎯 Bước 8: Dry Run (Tuần 8–9)

Mục tiêu: Chạy thử với dữ liệu thực trước khi go-live chính thức.

Việc cần làm:

• Chạy song song: hệ thống cũ + ERP mới (1–2 tuần)
• Nhân viên dùng ERP nhưng vẫn dùng Excel backup
• So sánh kết quả: tồn kho, doanh thu, công nợ
• Phát hiện lỗi → fix trước go-live

🚀 Bước 9: Go-Live (Tuần 10)

Mục tiêu: Cắt ngục, tắt hệ thống cũ, dùng ERP 100%.

Việc cần làm:

• Chọn ngày go-live (thường chọn thứ 2 hoặc đầu tháng)
• Import dữ liệu final vào ERP
• Tắt hệ thống cũ (Excel, POS, ACC cũ)
• Vendor ở trực 24/7 trong 3 ngày đầu (support intensive)

📞 Bước 10: Post Go-Live Support (Tuần 11–12+)

Mục tiêu: Hỗ trợ nhân viên khi gặp issue, fix bug, optimize.

Việc cần làm:

• Support hotline: vendor + super-user trong công ty
• Hàng tuần họp: ghi nhận issue, prioritize fix
• Sau 3 tháng, chuyển sang support mode thường (hàng tháng)
• Capture lesson learned, document best practice